Система поддержки распределенного документооборота

Система поддержки распределенного документооборота включает множество компьютерных устройств, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, и компьютерных устройств, предназначенных для хранения баз данных документов, при этом в упомянутых базах данных, содержатся данные, относящиеся к документам, представленным в соответствии с заданными шаблонами, и в систему дополнительно включены первое компьютерное устройство, выполняющее функцию портала, предназначенное для обеспечения и контроля доступа пользователей к данным, и второе компьютерное устройство управления инфраструктурой системы, предназначенное для интеграции с внешними системами, обеспечения доставки сообщений системам и пользователям, а также для управления и обеспечения доступа к корпоративным справочникам, соединенные между собой, а первое компьютерное устройство, выполняющее функцию портала, также соединено с множеством компьютерных устройств, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, и с компьютерными устройствами, предназначенными для хранения баз данных документов.

Заявляемое техническое решение относится к вычислительной технике, а именно, к области автоматизации делопроизводства, и может быть использовано для поддержки распределенного документационного обеспечения крупных корпораций, например, для автоматизации системы административного управления корпорацией в части подготовки документов, их регистрации, направления на ознакомление, согласования, исполнения, контроля сроков исполнения и просмотра результатов исполнения документов и поручений.

Известна иерархическая многоуровневая автоматизированная система сбора и обработки данных (патент РФ №43984, МПК7 G 06 F 17/40), в состав которой входит множество связанных компьютерных устройств, предназначенных для сбора, обработки и хранения данных.

Известна автоматизированная система для подготовки и предоставления отчетности (патент РФ №43983, МПК7 G 06 F 17/00), содержащая подсистему приема и передачи электронных документов и подсистему обработки отчетных документов.

Однако описанные выше системы не могут использоваться для обеспечения поддержки распределенного документооборота большого предприятия. Это обусловлено их конструктивной особенностью, а именно, отсутствием в системах устройств, предназначенных для обеспечения массового доступа к информации, а также устройств, контролирующих прохождение большого количества потоков данных.

Известна система управления данными (патент США №6,295,536, МПК7 G 06 F 17/30), в состав которой входит сервер предприятия, предназначенный для хранения данных, множество серверов агентств (филиалов), также предназначенных для хранения данных, и компьютерное устройство предприятия, соединенное с упомянутыми серверами. Система обеспечивает доступ к данным, хранящимся в БД пользователей, через компьютерное устройство предприятия. Однако из-за функциональной ограниченности система не позволяет контролировать и управлять прохождением документов.

Известна система управления документооборотом (патент США №6,868,426, МПК7 G 06 F 17/30), предназначенная для использования большим количеством

пользователей из различных организаций. Система включает в себя множество компьютерных устройств, в том числе, устройства памяти с БД пользователей, объединенные в сеть, рабочие места пользователей, основной сервер и компьютерное устройство, обеспечивающее взаимодействие основного сервера с. пользовательскими БД. Описанная система является наиболее близкой к заявляемой.

Известная система предназначена, главным образом, для хранения и идентификации документов, поступающих от пользователей, она не обеспечивает контроль над прохождением документов от пользователя к пользователю.

Задача, на решение которой направлена заявляемая полезная модель, заключается в создании автоматизированной системы поддержки распределенного документооборота, позволяющей эффективно осуществлять ведение организационно-административной структуры предприятия, ведение архива документов с предоставлением доступа к документам и достижения возможности параллельного, последовательного и комбинированного согласования документов.

Технический результат использования заявляемой полезной модели состоит в повышении эффективности работы системы и расширении ее функциональных возможностей.

Указанная выше задача решается, а указанный технический результат достигается благодаря тому, что в систему поддержки распределенного документооборота, включающую множество компьютерных устройств, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, компьютерные устройства, предназначенные для хранения баз данных документов, дополнительно включены первое компьютерное устройство, выполняющее функцию портала, предназначенное для обеспечения и контроля доступа пользователей к данным, и второе компьютерное устройство управления инфраструктурой системы, предназначенное для интеграции с внешними системами, обеспечения доставки сообщений системам и пользователям, а также для управления и обеспечения доступа к корпоративным справочникам, соединенные между собой, а первое компьютерное устройство, выполняющее функцию портала, также соединено с множеством компьютерных устройств, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, и с компьютерными устройствами, предназначенными для хранения баз данных документов, а в упомянутых базах данных, содержатся данные, относящиеся к документам, представленным в соответствии с заданными шаблонами.

Использование в системе компьютерного устройства, выполняющего функции портала, позволяет обеспечить эффективное взаимодействие большого числа

пользователей с системой, а применение компьютерного устройства управления инфраструктурой в составе системы приводит к повышению эффективности ее взаимодействия с внешними системами и с компьютерными устройствами, предназначенными для управления, обработки и хранения данных. Конструктивное решение системы (объединение всех элементов системы в единую компьютерную сеть) позволяет обеспечить возможность контроля за прохождением документов внутри предприятия (корпорации).

Эффективность работы системы повышаются благодаря объединению всех компьютерных устройств в единую сеть, т.к. наличие непосредственных связей между компьютерными устройствами позволяет обеспечить оперативный обмен данными между ними, что в свою очередь приводит к повышению эффективности работы системы в целом.

Полезная модель иллюстрируется чертежом, на котором представлена блок-схема системы.

Заявляемая система состоит из множества компьютерных устройств 1, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, компьютерных устройств 2, предназначенных для хранения баз данных документов, первого компьютерного устройства 3, выполняющего функцию портала и второго компьютерного устройства 4 управления инфраструктурой системы.

При этом первое компьютерное устройство 3, выполняющее функцию портала соединено с вторым компьютерным устройством 4 управления инфраструктурой системы и с множеством компьютерных устройств 1, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, и с компьютерными устройствами 2, предназначенными для хранения баз данных документов,

Первое компьютерное устройство 3 выполняет функции портала и предназначено для контроля и обеспечения единообразного доступа пользователей к информационным ресурсам системы. Первое компьютерное устройство 3 обеспечивает оперативный доступ пользователей (сотрудников предприятия) к документам в зависимости от функциональных обязанностей сотрудников. Перечень информационных ресурсов, доступных пользователю через первое компьютерное устройство 3, индивидуально настраивается для каждого пользователя. Первое компьютерное устройство 3 обеспечивает навигацию по всему массиву документов, хранящихся в БД компьютерных устройств 2, единый доступ к корпоративным документам и документам подразделения, сквозной поиск по БД, записанным в компьютерных устройствах 2. Первое компьютерное устройство 3 позволяет пользователям оперативно получать список документов,

находящихся на согласовании и ознакомлении, список адресованных документов, список документов, находящихся на исполнении. Первое компьютерное устройство 3 может быть реализовано на базе компьютера, например со следующими конфигурационными параметрами: процессор (CPU) не ниже 2×Хеоn-3000, кэш не ниже 512 Кбайт (например, модель HP DL 380 G4), оперативная память (RAM) 4 Гб, дисковое пространство не менее 60 Гб, с использованием известного программного обеспечения, например MS Internet Information Server, описанного в официальной документации компании Microsoft на продукт MS US.

Второе компьютерное устройство 4 управления инфраструктурой системы, предназначено для интеграции с внешними системами, обеспечения доставки сообщений внешним системам и пользователям, для конфигурации системы при решении конкретных задач, а также для управления и обеспечения доступа к корпоративным справочникам. В состав второго компьютерного устройства 4 входит блок памяти, предназначенный для хранения БД, содержащих данные, необходимые для функционирования устройства. К таким БД, например, относятся следующие:

- БД «Справочник контрагентов», предназначенная для хранения и представления сведений о внешних организациях;

- БД «Ключевые области», предназначенная для ведения иерархической организационной структуры, ее персонала с указанием настроек рабочих мест, иерархии функциональных ролей и счетчиков номеров документов;

- БД «Номенклатура дел» (НД), предназначенная для ведение номенклатуры дел Корпорации

- БД «Фотографии», предназначенная для хранения фотографии сотрудника БД «Ознакомление», предназначенная для обеспечения контроля ознакомления с документами в системе;

- БД «Согласование», предназначенная для поддержки согласования документов в системе;

- БД «Рассылка», предназначенная для ведения списков рассылки документов в соответствии с корпоративными списками рассылки;

- БД «Формирование дел», предназначенная для формирования дел по хронологическому и предметно-вопросному принципу;

- БД «Регистрация», предназначенная для регистрации документов;

- БД «Контроль поручений», предназначенная для обеспечения автоматизированной системы контроля исполнения поручений,

а также БД, предназначенные для ведения и хранения сведений об информационных

ресурсах организации.

Второе компьютерное устройство 4 может быть реализовано на базе компьютера, например со следующими конфигурационными параметрами: процессор (CPU) не ниже 2×Xeon-3000, кэш не ниже 512 Кбайт (например, модель HP DL 380 G4), оперативная память (RAM) 4 Гб, дисковое пространство не менее 60 Гб с использованием известного программного обеспечения, например IBM Lotus Notes или MS Exchange Server, описанного в официальной документации производителей указанных и подобных программных продуктов.

Компьютерное устройства 2 выполняет функции по хранению данных. Компьютерное устройство 2 может состоять из одного или нескольких компьютеров (серверов), объединенных в сеть. Блок памяти компьютерного устройства 2 содержит, например следующие БД:

БД "Документы коллегиальных органов";

- БД "Протоколы коллегиальных органов";

- БД "Документы оперативных совещаний"

- БД "Протоколы оперативных совещаний"

- БД "Распорядительные документы";

- БД "Приказы по л/с"

- БД "Поступившие документы";

- БД "Отправляемые документы".

- БД "Служебные записки центрального офиса";

- БД "Служебные записки филиала";

- БД "Договоры центрального офиса";

- БД "Договоры филиала";

При этом в БД «Распорядительные документы» регистрируют следующие виды/разновидности распорядительных документов Корпорации и компаний/банков, входящих в состав Корпорации:

- Приказы по основной деятельности;

- Приказы по административно-организационной деятельности;

- Распоряжения

В БД "Приказы по л/с" записывают приказы по личному составу Корпорации и компаний/банков, входящих в состав Корпорации.

БД "Поступившие документы" служит для регистрации и контроля исполнения резолюций по поступившим документам Корпорации и компаний/банков, входящих в состав Корпорации.

БД "Отправляемые документы" служит для подготовки, согласования, подписания, регистрации отправляемых документов Корпорации и компаний/банков, входящих в состав Корпорации.

В зависимости от региона, где расположено юридическое лицо (филиал), входящее в состав Корпорации, оно создает проекты служебных записок в БД "Служебные записки" своего региона и проекты договоров в БД "Договоры" своего региона. В БД обеспечена связь между документами БД разных регионов.

Компьютерное устройство 2 может быть реализовано, например, на базе компьютера со следующими конфигурационными параметрами: процессор (CPU) не ниже 2×Хеоn-3000, кэш не ниже 512 Кбайт (например, модель HP DL 380 G4), оперативная память (RAM) 4 Гб, дисковое пространство не менее 60 Гб с использованием известного программного обеспечения, например IBM Lotus Notes или MS Exchange Server. описанного, например, в официальной документации производителей указанных и подобных программных продуктов.

Второе компьютерное устройство 2 объединяет в себе множество удаленных компьютерных устройств, предназначенных для хранения БД, расположенных в филиалах Корпорации. При этом используют базы данных коллективного доступа в качестве стандартного корпоративного средства транспорта и доставки документов и информации в Корпорации. Вся передача данных выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes и разграничения прав доступа к документам. Таким образом, система обеспечивает 100% гарантию доставки информации.

Компьютерное устройство 1 (рабочее место пользователя) представляет собой персональный компьютер, работающий под управлением операционной системы семейства Microsoft Windows, на котором установлена клиентская часть системы Lotus Notes версий 5.0.10-5.0.12, либо 6.03 и выше. Требования к конфигурации персонального компьютера могут быть, например, такими: процессор (CPU) - минимально Pentium III/Celeron - 400; рекомендуемо Pentium IV - 1800, оперативная память (RAM) -минимально не ниже 256 Мб, рекомендуемо - 512 Мб.

Система работает следующим образом.

Работу системы можно рассмотреть на примере работы с данными, относящимися к служебным запискам (принцип работы системы одинаков при работе с любыми данными).

Пользователь - сотрудник Корпорации должен подготовить служебную записку определенного содержания. Для этого со своего рабочего места (компьютерное устройство 1) пользователь подключается к системе, при этом устанавливается связь

между компьютерным устройством 1 и первым компьютерным устройством 3. На основании запроса, поступившего в компьютерное устройство 3 в виде сигнала, соответствующего определенному набору данных, в компьютерном устройстве 3 проверяют право доступа данного пользователя к запрашиваемой информации. Если установлено, что пользователь имеет доступ к соответствующим базам данных (БД "Служебные записки центрального офиса"; БД "Служебные записки филиала"), то он может просмотреть информацию, хранящуюся в нужной ему БД. Пользователь выбирает требуемый ему шаблон служебной записки и с помощью текстового редактора на своем компьютере 1 формирует текст служебной записки и готовит проект служебной записки, который в виде определенной последовательности сигналов передают во второе компьютерное устройство 4. Факт создания проекта служебной записки фиксируют как событие, при наступление которого компьютерное устройство 4 регистрирует проект служебной записки в БД путем записи соответствующих данных в БД «Регистрация» и формирует сообщения для лиц, список которых определяют из БД «Рассылка». Отправка сообщений также является событием для системы, момент наступления которого фиксируют. Сообщение в отношении служебной записки поступает на рабочее место адресатов (компьютерное устройство 1), указанных в списке рассылки. Лица, на согласование которым поступил проект служебной записки, просматривают его, при необходимости вносят дополнения и/или изменения и передают через компьютерное устройство 1 во второе компьютерное устройство 4 и компьютерное устройство 2. Каждое действие считается событием и соответственно момент его совершения фиксируется во втором компьютерном устройстве 4. После согласования проект служебной записки в виде определенной последовательности сигналов, соответствующей данным по проекту служебной записки, рассылают уполномоченным лицам на подпись на компьютерные устройства 1. В зависимости от региона, где расположено юридическое лицо (филиал), входящее в состав Корпорации, оно создает проекты служебных записок в БД "Служебные записки" своего региона.

Заявляемая система позволяет благодаря включению в систему первого компьютерного устройства, выполняющего функции портала, обеспечить эффективное одновременное взаимодействие большого числа пользователей с системой, а применение второго компьютерного устройства управления инфраструктурой в составе системы приводит к повышению эффективности ее взаимодействия с внешними системами и с компьютерными устройствами, предназначенными для управления, обработки и хранения данных.

Система поддержки распределенного документооборота, включающая множество компьютерных устройств, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, и компьютерных устройств, предназначенных для хранения баз данных документов, отличающаяся тем, что в упомянутых базах данных содержатся данные, относящиеся к документам, представленным в соответствии с заданными шаблонами, и в систему дополнительно включены первое компьютерное устройство, выполняющее функцию портала, предназначенное для обеспечения и контроля доступа пользователей к данным, и второе компьютерное устройство управления инфраструктурой системы, предназначенное для интеграции с внешними системами, обеспечения доставки сообщений системам и пользователям, а также для управления и обеспечения доступа к корпоративным справочникам, соединенные между собой, а первое компьютерное устройство, выполняющее функцию портала, также соединено с множеством компьютерных устройств, объединенных в сеть, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, и с компьютерными устройствами, предназначенными для хранения баз данных документов.