Система автоматизации обработки документов

Система формирования, ввода и контроля документа включающая документ, состоящий по крайней мере из двух областей - основной, содержащей информацию в символьном виде, пригодном для восприятия человеком, и дополнительной, содержащей информацию в машиночитаемом виде, средство формирования документа, средства считывания информации документа, средства распознавания символьной информации, средства сравнения информации основной и дополнительной областей, отличающаяся тем, что информация дополнительной области используется для подтверждения информации основной области. Информация в дополнительной области может частично или полностью копировать информацию основной области, дополнять ее, а также включать другую дополнительную информацию. Машиночитаемая дополнительная область может быть выполнена в виде закодированной последовательности символов, графического напечатанного образа (штрих-кода), магнитного, оптического, магнитно-оптического, микроэлектронного или другого носителя. Для повышения защищенности информация перед записью в дополнительный элемент может быть дополнительно закодирована.

Изобретение относится к области автоматизации процесса создания, ввода, контроля и обработки документов.

Традиционные технологии обработки документов предполагают ввод вручную и сканирование и распознавание в месте приема, последующей обработки, учета и хранения. При этом оба способа ввода не гарантируют отсутствие ошибок. При ручном вводе ошибки связаны с особенностями работы человека - оператора, во втором -с вероятностным алгоритмом распознавания символов из графического изображения.

Автоматизированный ввод и распознавание документов используется, например, в системе автоматизированного ввода платежных документов [ABBYY FineReader Банк. Версия 4.1. Руководство пользователя. Москва: 2001 г.]. в которой рабочее место оператора оборудовано сканером, связанным с компьютером, в котором производится распознавание платежных документов. Система подразумевает сканирование платежного документа с последующим оптическим распознаванием символьной информации, т.е. использует вероятностные методы, которые не исключают появление ошибок. В указанной системе верификацию введенных платежных документов осуществляет оператор, что значительно ограничивает

производительность системы по сравнению с полностью автоматизированной проверкой.

Техническим результатом предлагаемого изобретения является ускорение процесса обработки документов, снижение числа ошибок при вводе информации, подтверждение ее достоверности.

Указанный технический результат достигают введением в документ дополнительного элемента, содержащего информационную копию всей или значащей части документа, приспособленного для автоматизированного считывания и передачи в компьютер, и невозможного или затруднительного для прямого восприятия человеком. Указанный элемент исключает ошибки считывания, имеет защиту записанной информации, не позволяет корректировать ее вручную. В предлагаемом изобретении дополнительный элемент используют для автоматической верификации (подтверждения) правильности распознавания содержимого основной области документа.

Известны системы, использующие дополнительные элементы на документах для достижения различных технических результатов.

Традиционно штрих-код применяют в связи с документами или товарами для присвоения им уникального идентификационного номера, приспособленного для машинного считывания, в автоматизированном учете. Например, патенты США №5640647 Jun.17/1997, №6276535 Aug.21,2001, №6085975 Jul. 11,2000,

№5844221 Dec.l, 1998, №5804806 Sep.8, 1998, №5682819 Nov.4,1997, №5493107 Feb. 20, 1996.

Недостатком традиционных систем является ограниченность использования в штрих-коде только для кодирования идентификационного номера.

Система регистрации и сопровождения почтовых отправлений по патенту США №6101487 Aug. 8, 2000 предполагает кодировку почтовых реквизитов и включение их в штрих-код для автоматизации процесса прохождения посылок и писем до адресата. Система по принципу действия и решаемой задаче аналогична описанной выше.

Недостатком системы также является то, что информация об адресате поступает человеку и машине из разных источников, и невозможно визуально проверить соответствие содержимого штрих-кода текстовой информации.

Известна система повышения степени защищенности игровых билетов в игорной области предложенная в патенте США №6110044 Aug.29,2000, не предполагает автоматизированную массовую обработку билетов. Каждый выигравший билет проверяют на соответствие реквизитов. Затем дополнительно считывают штрих-код, раскодированные данные которого визуально сравнивают с одним или более реквизитами билета.

Недостатком системы является неприспособленность к автоматической верификации символьной информации и штрих-кода.

Известна система создания электронного библиотечного каталога (патент США №6356923 Mar. 12, 2002), в которой на карточку учета книги наносят штрих-код, содержащий в закодированном виде содержание документа, которое не умещается на карточке и реквизиты для автоматизированного поиска в базе данных. Система также не приспособлена для проверки и подтверждения информации текстовой области документа.

В электронной системе формирования и контроля платежного документа (патент RU №2190252 Сентябрь 27, 2002) предлагается применить штрих-код - одномерный или двумерный - для автоматизации процесса ввода документа. Всю значимую информацию стандартного платежного поручения записывают в штрих-код и наносят печатным способом на свободном поле документа. Систему снабжают устройством для считывания информации штрих-кода. Считанную таким образом информацию направляют автоматизированную банковскую систему (АБС) на обработку и хранение. Проверку информации проводят по банковским справочникам АБС на согласованность реквизитов участников платежа и соответствие банковскому справочнику. Проверка соответствия текста основной области документа информации штрих-кода не предусмотрена.

Недостатком системы является низкая защищенность от подделки, поскольку в текстовой области документа и в штрих-коде может содержаться разная информация, а штрих-код невозможно проверить

визуально. Различия могут быть, например, в сумме платежа, получателе платежа. При этом проверка по банковскому справочнику может не показать ошибку, поскольку в соотношении реквизитов ошибки нет. Защищенность от подделки особенно существенна для платежных документов, которые и являются предметом указанного патента.

Для повышения защищенности от подделки текстовой информации и/или информации штрих-кода в указанной системе требуется введение дополнительной визуальной проверки соответствия считанной информации штрих-кода и текстовой информации, что в свою очередь ведет к существенному снижению производительности системы из-за привлечения оператора.

Указанные недостатки, значительно ограничивают возможности использования известных способов для автоматизации ввода и контроля документов.

Известные системы непригодны для достижения заявленного технического результата.

Предлагаемая система включает

а) документ, состоящий по крайней мере из двух областей -основной, содержащей информацию в символьном виде, пригодном для восприятия человеком, и дополнительной, содержащей информацию в машиночитаемом виде;

б) средство формирования документа, обеспечивающее печать документа в символьном виде, пригодном для чтения, а также преобразование в машиночитаемый вид и запись на дополнительную область документа;

в) средство ввода документа, обеспечивающее ввод как текстовой области документа, так и машиночитаемой информации. В зависимости от вида носителя машиночитаемой информации это могут быть разные средства;

г) средство распознавания символьной информации, которые обычно представляют собой программный продукт для распознавания текста из графического файла, полученного из оптического сканирующего устройства; в описываемой системе успешно используют системы распознавания текста «ABBYY FineReader» или «ABBYY FormReader» в зависимости от типа распознаваемого документа;

д) средство сравнения информации основной и дополнительной областей. Сравнение выполняют по всей или части информации документа. Перечень сравниваемых данных задают предварительно. Информацию считают корректной при совпадении данных основной и дополнительной областей

Предлагаемая система отличается тем, что информацию основной и дополнительной областией используют для взаимного сравнения и подтверждения корректности данных.

Средства формирования документа физически не связаны с остальной частью системы.

Дополнительная область может по крайней мере содержать копию всей или части информации документа. Данные дополнительной области могут, кроме того, дополнять данные основной области, содержать другую дополнительную информацию.

Дополнительную область документа выполняют как напечатанными на документе, так и прикрепленным к нему.

Могут быть напечатаны разного рода штриховые графические образы, и в частности, стандартные или нестандартные штрих-коды, совокупности точек или пятен, последовательности символов, и в частности, чисел и их комбинации.

Прикрепленными могут быть разного рода носители для однократной или многократной записи информации. Носители могут быть организованы, например, на магнитной, оптической, магнитно-оптической, электронно-механической, микроэлектронной, элементной базе и других, размеры которых позволяют уместить их на свободном поле документа, а способ доступа к информации позволяет встроить такой документ в технологический процесс обработки.

Правило принятия решения при проверке документа может быть различным для документов разных видов. При этом за правильную информацию может быть принята информация совпадающая на основной

и дополнительной областях. Некоторые выводы получают также при наличии факта несовпадения информации основной и дополнительной областей, не отдавая предпочтения в правильности ни одной из них.

В случае расхождения информации основной и дополнительной областей, окончательное решение о корректности и составе информации принимают привлечением оператора или с помощью автоматизированных средств.

Для повышения защищенности документа информацию перед записью в дополнительную область дополнительно кодируют.

Дополнительная область может быть расположена на свободном поле документа, в том числе на его обратной стороне.

Некоторые виды исполнения документов, приспособленных для работы в предлагаемой системе, представлены на фигурах 1а, 1б, 1в, 1г, 1д, 1е, 1ж.

Фиг.1а. Документ, снабженный одномерным штрих-кодом.

Фиг.1б. Документ, снабженный двумерным штрих-кодом.

Фиг.1в. Информация документа закодирована последовательностью символов.

Фиг.1г. Документ, снабженный магнитным носителем информации. Фиг.1д. Документ, снабженный оптическим носителем информации. Фиг.1е. Документ, снабженный электронно-механическим

носителем информации.

Фиг.1ж. Документ, снабженный микроэлектронным носителем информации.

Фиг.2 Схема работы системы.

На фигурах 1а, 1б, 1в, 1г, 1д, 1е, 1ж показаны основная (1) и дополнительная (2) области документа.

Сущность предложения иллюстрируется на фигуре 2.

Новый документ (2), созданный с помощью устройства формирования документа (1), содержит информацию в алфавитно-цифровой форме, удобной для восприятия человеком, в основной области и в машиночитаемой форме - в дополнительной области. Если в дополнительной области применяют отличные от графических образов носители информации, дополнительно необходимы приспособленные для работы с такими носителями устройства записи.

Устройство формирования документа может быть не связано физически с остальными компонентами системы.

Устройство ввода (3) системы, приспособлено для оптического ввода графической информации основной области документа и информации дополнительной области. Если в дополнительной области применяют отличные от графических образов носители информации, дополнительно необходимы приспособленные для считывания устройства ввода.

Для распознавания графического образа и выделение значимой части информации основной области документа далее имеется блок распознавания (4).

Для сравнения всей или части распознанной информации со всей или частью информации дополнительной области далее имеется блок сравнения (5).

Для дальнейшей обработки или хранения корректного документа имеется средство обработки или хранения (7).

Для обработки документов, у которых информация основной и дополнительной областей не совпадает, имеется средство дополнительного анализа (6). Средство дополнительного анализа может привлекать оператора или работать автоматически. Далее для обработки и хранения корректных документов имеется средство (7), а для некорректных или не полностью корректных документов - средство хранения и обработки выбракованных документов (8).

1. Система автоматизации обработки документов, использующая документ, состоящий по крайней мере из основной области, содержащей информацию в символьном виде, и дополнительной области, содержащей информацию в машиночитаемом виде, причем по крайней мере часть информации дополнительной области содержит копию по крайней мере части информации основной области, включающая по крайней мере одно средство ввода информации с основной и дополнительной областями, отличающаяся тем, что дополнительно содержит средство распознавания символьной информации по графическому образу документа, предназначенное для распознавания информации основной области, средство сравнения, предназначенное для сопоставления всей или предварительно назначенной части распознанной символьной информации основной области со всей или предварительно назначенной частью информации в машиночитаемом виде дополнительной области.

2. Система по п.1, отличающаяся тем, что дополнительная область отражает в закодированном виде в том числе информацию, отсутствующую в основной области.

3. Система по п.1, отличающаяся тем, что дополнительная область выполнена печатным способом.

4. Система по п.1, отличающаяся тем, что дополнительная область выполнена в виде комбинации точек или штрихов.

5. Система по п.4, отличающаяся тем, что дополнительная область выполнена чернилами, обладающими дополнительной защищенностью.

6. Система по п.1, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена в виде стандартного или нестандартного штрих-кода.

7. Система по п.6, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена чернилами, обладающими дополнительной защищенностью.

8. Система по п.1, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена в виде одномерного штрих-кода.

9. Система по п.8, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена чернилами, обладающими дополнительной защищенностью.

10. Система по п.1, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена в виде двумерного штрих-кода.

11. Система по п.10, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена чернилами, обладающими дополнительной защищенностью.

12. Система по п.1, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена в виде последовательности буквенных символов.

13. Система по п.1, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена в виде последовательности числовых символов.

14. Система по п.1, отличающаяся тем, что информация дополнительной области выполнена на носителе, присоединенном к дополнительной области документа.

15. Система по п.14, отличающаяся тем, что в дополнительной области применяют магнитный носитель информации.

16. Система по п.14, отличающаяся тем, что в дополнительной области применяют оптический носитель информации.

17. Система по п.14, отличающаяся тем, что в дополнительной области применяют магнитно-оптический носитель информации.

18. Система по п.14, отличающаяся тем, что в дополнительной области применяют носитель информации на основе микроэлектронных элементов.