Интегрированная система планирования, контроля и учета для управления проектами и хозяйственной деятельностью

Авторы патента:

G06F7 - Способы и устройства для обработки данных с воздействием на порядок их расположения или на содержание обрабатываемых данных (логические схемы H03K 19/00)

Полезная модель относится к системам управления хозяйственными процессами, в которых целесообразно планировать и контролировать наступление отдельных хозяйственных событий и вести финансовый или документарный учет результатов.

Техническим результатом полезной модели является расширение арсенала средств системы, устранение недостатков аналогов и создание системы, которая исключает возможность совершения хозяйственных операций, несоответствующих запланированным событиям по срокам и бюджетам, исключает возможность совершения хозяйственной операции лицом, не уполномоченным в соответствии с планами реализации событий и обеспечивает полное и достоверное отображения факта событий по срокам и бюджетам в информационной системе управления проектами.

Технический результат достигается тем, что в интегрированной системе планирования, контроля и учета для управления проектами и хозяйственной деятельностью с разграничением полномочий между пользователями, содержащей как минимум один блок ввода задания системе в электронном виде, как минимум один блок памяти, и как минимум один блок отображения событий задания, новым является то, что система содержит блок обработки информации, который связан с блоком планирования проектов и хозяйственной деятельности по срокам, бюджетам и ресурсам и блоком исполнения и учета хозяйственных операций, которые в свою очередь, сопоставляются между собой посредством блока сравнения информации, при этом блок планирования проектов и хозяйственной деятельности содержит для каждого планируемого события атрибуты времени и бюджета в отношении движения финансовых средств и ресурсов, и каждому из событий присваивается индивидуальный идентификатор, а блок исполнения и учета хозяйственных операций формирует и учитывает документы относящиеся к исполнению запланированных событий, причем формирование документов по событию осуществляется с обязательным установлением связи между событием и документом путем выбора идентификатора соответствующего события, для исключения возможности бесконтрольного совершения хозяйственной операции с несоответствующим идентификатором и несоответствиями по срокам и бюджету, а фактическое исполнение бюджета и сроков запланированного события, зафиксированное в блоке исполнения и учета хозяйственных операций, отражается в блоке планирования проектов и хозяйственной деятельности и блоке отображения событий задания.

Известны информационные системы управления проектами (ИСУП), в которых события (работы) планируются по срокам и бюджетам и отображаются графически в виде сетевых или линейных графиков (диаграмм Ганта). Данные системы предполагают отражение состояния работ (событий) по факту наступления их начала, окончания, а также затрат (бюджетов), однако внесение данных предполагается с участием персонала, отвечающего за их выполнение и, соответственно носит субъективный характер.

Известны также системы планирования и управления хозяйственной деятельностью класса ERP, в которых создаются, отражаются и учитываются документы, относящиеся к любой хозяйственной деятельности и факт изменения состояния документа (например, его учета) носит абсолютный характер и объективно означает наступление хозяйственного события.

Известна система для учета и хранения финансовых средств при совершенствовании действий с ними, содержащая множество средств для ввода денежных средств, средства для обработки и учета данных о денежных средствах, необходимых для передачи в средства хранения денежных ресурсов, с последующей их идентификацией и выборкой (US, 5544086, G 06 F 157/00, 06.08.96).

Наиболее близкой по технической сущности заявленной системе является система учета, планирования и контроля при совершении действий с ресурсами, в частности, со средствами и процедурами страхования.

Система включает блок ввода задания системе, блок отображения, блок памяти, (US, 5523942 А, G 06 F 157/00, 04.06.1996). Система объединяет базовую компьютерную систему и интерфейс пользователя для входа в систему и обеспечения получения информации по страхованию и по вкладам.

Все известные системы обладают ограниченной областью использования из-за применения в каждом случае специфического алгоритма обработки. Системы обрабатывают данные только по ресурсам и не имеют возможности контролировать произвольные хозяйственные операции, которые могут осуществляться для исполнения запланированных событий. Они сложны в использовании. В известных системах трудно проследить во времени процесс проведения хозяйственных операций по исполнению

проектов, планируемые и фактически осуществляемые при их совершении движения активов в данный момент или через любой определенный промежуток времени.

Задачей заявленной системы является устранение указанных выше недостатков.

Техническим результатом полезной модели является расширение арсенала средств системы, устранение недостатков аналогов и создание системы, которая исключает возможность совершения хозяйственных операций, несоответствующих запланированным событиям по срокам и бюджетам активов, исключает возможность совершения хозяйственной операции лицом, не уполномоченным в соответствии с планами реализации событий и обеспечивает полное и достоверное отображения факта событий по срокам и бюджетам в ИСУП.

Наличие непосредственной связей между блоками позволяет обеспечить оперативный обмен между ними, что в свою очередь приводит к повышению работы системы в целом.

Включение в систему блока планирования проектов и хозяйственной деятельности по срокам, бюджетам и ресурсам позволяет присваивать для каждого планируемого события атрибуты времени и бюджета, а также индивидуальный идентификатор для упрощения и контроля работы системы

Включение в систему блока исполнения и учета хозяйственных операций позволяет формировать и учитывать документы, относящиеся к исполнению запланированных событий.

Включение в систему блока, сравнения информации позволяет оперативно сопоставлять информацию из блока планирования проектов и хозяйственной деятельности по срокам, бюджетам и блока исполнения и учета хозяйственных операций между собой и исключать возможность бесконтрольного совершения хозяйственной операции с несоответствующим идентификатором и несоответствиями по срокам и бюджету.

На фиг.1 приведена функциональная схема системы.

На фиг.2 приведены примеры графического изображения на экране монитора компьютера показателей операций с ресурсами во времени в соответствии с планом и фактическими показателями документов по хозяйственным операциям и их сопоставления.

Данное описание является лишь частным случаем выполнения системы.

Интегрированная система учета, планирования и контроля при совершении действий с ресурсами (фиг.1) содержит блок 1 ввода задания системе в электронном виде, блок 2 отображения событий задания, блок 3 обработки информации, который связан с блоком 4 планирования проектов и хозяйственной деятельности по срокам, бюджетам и ресурсам и блоком 5 исполнения и учета хозяйственных операций. Блоки 4 и 5 взаимосвязаны между собой с помощью блока сравнения 6 информации. Вся информация из блока 3 записывается в блок 7 памяти.

Блок 1 ввода задания системе в электронном виде, служит для введения необходимых параметров системе может представлять собой клавиатуру или компьютер (персональный, ноутбук или любой, даже, так называемый, карманный, и может быть реализовано на базе компьютера, например, с одним процессором Intel Pentium IV, тактовой частотой не менее 1,7 GHz, оперативной памятью не менее 256 MB и дисковой подсистемой не менее 5 Gb, с использованием известного программного обеспечения операционной системы, например, Microsoft Windows или Linux).

Блок 2 отображения событий задания служит для наглядного отображения действий системы и может представлять собой монитор компьютера, экран или любое из известных средств отображать информацию.

Блок 3 обработки информации, служит для сбора и обработки информации из блоков 4 и 5 для последующего занесения информации в блок памяти 7 и передачи данной информации в блок 2 и представляет собой электронно-вычислительную машину (включающую процессор, диск для накопления и обмена информацией, и может быть реализовано на базе компьютера, например, с одним процессором Intel Pentium IV, тактовой частотой не менее 1,7 GHz, оперативной памятью не менее 256 MB и дисковой подсистемой не менее 5 Gb, с использованием известного программного обеспечения операционной системы, например, Microsoft Windows или Linux.

Блок 4 планирования проектов и хозяйственной деятельности по срокам, бюджетам и ресурсам необходим для дальнейшей идентификации событий. В нем для каждого планируемого события записываются атрибуты времени и бюджета в отношении движения финансовых средств и ресурсов. Каждому из событий присваивается индивидуальный идентификатор.

Блоки 4 может представлять собой часть, одну или несколько электронно-вычислительных машин (может быть реализовано на базе компьютера, например, с одним процессором Intel Pentium IV, тактовой частотой не менее 1,7 GHz, оперативной памятью не менее 256 MB и дисковой подсистемой не менее 5 Gb) с использованием известного программного обеспечения операционной системы, например, Microsoft Windows или Linux и прикладного программного обеспечения планирования проектов (например, ИСУП MSProject или Primavera Р3е).

Блок 5 исполнения и учета хозяйственных операций формирует и учитывает документы, относящиеся к исполнению запланированных событий, т.е. фактическое исполнение бюджета и сроков запланированного события. Формирование и учет документов осуществляется на основании идентификаторов, что в дальнейшем упрощает работу системы в целом.

Блок 5 может представлять собой часть, одну или несколько электронно-вычислительных машин (может быть реализовано на базе компьютера, например, с одним процессором Intel Pentium IV, тактовой частотой не менее 1,7 GHz, оперативной памятью не менее 256 MB и дисковой подсистемой не менее 5 Gb) с использованием известного программного обеспечения операционной системы, например, Microsoft Windows или Linux и прикладного программного обеспечения учета хозяйственной деятельности

(например, ERP Navision Attain или Oracle Applications) или картотеку (на любом носителе - магнитном, электронном, лазерном и т.д.) или бумажный носитель.

Блок 6 необходим для взаимосвязи блоков 4 и 5 между собой через и служит для сопоставления и взаимного доступа к информации (может быть реализован на базе компьютера, например, с одним процессором Intel Pentium IV, тактовой частотой не менее 1,7 GHz, оперативной памятью не менее 256 MB и дисковой подсистемой не менее 5 Gb с использованием известного программного обеспечения организации и хранения информации (например, СУБД Oracle или MS SQL) или логического элемента (может входить в состав ЭВМ, и может быть реализован на базе того же компьютера, например, с одним процессором Intel Pentium IV, тактовой частотой не менее 1,7 GHz, оперативной памятью не менее 256 MB и дисковой подсистемой не менее 5 Gb с использованием известного программного обеспечения, организации и хранения информации (например СУБД Oracle или MS SQL) или любого известного элемента организации, хранения и сопоставления информации.

Блок 6 (объединенная база данных со сквозной идентификацией событий и документов) необходим для исключения возможности бесконтрольного совершения события с несоответствующим идентификатором и контроля соответствия событий и документов по срокам и бюджету. Он позволяет информировать пользователя о выполнении события или о нарушении сроков или бюджета, что в свою очередь позволяет оперативно принимать решение о приостановке проекта или о необходимых дополнительных изменениях во времени или бюджете. Фактическое исполнение бюджета и сроков запланированного события, зафиксированное в блоке 5 исполнения и учета хозяйственных операций, пройдя через блок сопоставления 6, отображается в блоке 4 планирования проектов и хозяйственной деятельности и блоке 2 отображения событий задания. Все данные из блока 3 и блоков 4 и 5 записываются в блок 7 памяти. Все блоки взаимосвязаны между собой и могут представлять собой один или несколько компьютеров (может быть реализовано на базе компьютера, например, упомянутого выше) со средствами отображения информации (экранами, мониторами и т.д.) связанных между собой посредством локальной или глобальной (Интернет) сети.

Описание фиг.2 будет приведено подробно ниже в примере, предназначенном для иллюстрации работы системы при реализации изобретения компьютерными средствами при работе с дисплеем монитора.

На фиг.2а показана общая таблица с необходимыми действиями, датами начала и конца выполнения и бюджетом. При этом каждому действию соответствует свой идентификатор (ID 1, 2, 3, 4). Для наглядности таблица в правой части содержит график

выполнения работы, по которому можно быстро определить на какой стадии выполнения она находится.

Под таблицей 2а показаны документы, которые соответствуют каждому этапу выполнения работ (фиг.2б). При этом каждый документ содержит идентификатор (ID 1, 2, 3, 4), и наличие документа о начале работ (бланк-заказ и т.п.) и об окончании (накладная, акт приемки и т.д.)

Очевидно, что объективно судить о наступлении любого хозяйственного события, включая факты начала или окончания запланированной в ИСУП работы, можно только по наличию хозяйственного документа в некотором определенном состоянии.

Через блок 1 вводится задание системе необходимых параметров в электронном виде (необходимость свершения какого-либо события - покупка, продажа, доставка и т.д.), которое отображается в блоке 2 отображения событий задания служит для наглядного отображения действий системы (фиг.2а слева).

Данные из блока 1 поступают в виде сигнала в блок 3 обработки информации и из него поступают в блок 4, где записываются для каждого планируемого события атрибуты времени и бюджета в отношении движения финансовых средств и ресурсов. Каждому из событий присваивается индивидуальный идентификатор (ID 1, 2, 3, 4). После этого данные вновь передаются в виде сигнала в блок 3 и из него в блок памяти 7 и блок отображения 2.

Фактическое исполнение бюджета и сроков запланированного события в виде документа о начале работ (бланк-заказ и т.п.) и об окончании (накладная, акт приемки и т.д.) (фиг.2б), зафиксированное в блоке 5 исполнения и учета хозяйственных операций, пройдя через блок сопоставления 6, отображается в блоке 4 планирования проектов и хозяйственной деятельности и блоке 2 отображения событий задания. Блок 6 (объединенная база данных со сквозной идентификацией событий и документов) необходим для исключения возможности бесконтрольного совершения события с несоответствующим идентификатором и контроля соответствия событий и документов по срокам и бюджету. Он позволяет информировать пользователя о выполнении события или о нарушении сроков или бюджета, что в свою очередь позволяет оперативно принимать решение о приостановке проекта или о необходимых дополнительных изменениях во времени или бюджете. Все данные из блоков 4 и 5 сопоставленные между собой в блоке 6 обрабатываются в блоке 3 и записываются в блок 7 памяти.

В данной системе возможна уникальная идентификация планируемых в ИСУП событий и присвоение этих идентификаторов документам в системе ERP.

При разграничении доступа в ИСУП к планированию и контролю в проектах исполнители получают также доступ в ERP только к документам, относящимся к событиям, к которым они имеют доступ (заказ материала, доставка материала и т.д.).

В зависимости от характера управляемой деятельности определяется правило соответствия типов документов и их состояний планируемым и контролируемым событиям.

В системе ERP определяется невозможность создания документа без указания идентификатора запланированного в ИСУП события, а также документа отличающегося сверх задаваемых пределов от даты и бюджета события путем формального контроля соответствия или предупреждения оператора о таком несоответствии (идет обмен информацией и оценка полученных данных между блоками 4 и 5 через блок 6 и далее в блок 3).

Изменение состояния посредством блока 1 (включая возникновение и удаление) документа в системе ERP, фиксируются в ее базе данных и по правилу связи «состояние документа - состояние события» через идентификаторы событий (номера мини-ячеек) переносятся в виде признаков (параметров) событий в базу данных ИСУП, что позволяет отображать на мониторе (блоке 2) фактическое состояние запланированных событий.

Аналогичное взаимодействие ИСУП может быть реализовано и с системой не финансового документооборота, в которой можно определить связь между событиями и наличием или формальным изменением состояния документов.

Интегрированная система планирования, контроля и учета для управления проектами и хозяйственной деятельностью с разграничением полномочий между пользователями, содержащая как минимум один блок ввода задания системе в электронном виде, как минимум один блок памяти, и как минимум один блок отображения событий задания, отличающаяся тем, что система содержит блок обработки информации, который связан с блоком отображения событий задания, блоком памяти и блоком отображения событий задания, блоком памяти, блоком планирования проектов и хозяйственной деятельности по срокам, бюджетам и ресурсам и блоком исполнения и учета хозяйственных операций, которые в свою очередь, сопоставляются между собой посредством блока сравнения информации, при этом блок планирования проектов и хозяйственной деятельности содержит для каждого планируемого события атрибуты времени и бюджета в отношении движения финансовых средств и ресурсов, и каждому из событий присваивается индивидуальный идентификатор, а блок исполнения и учета хозяйственных операций формирует и учитывает документы относящиеся к исполнению запланированных событий, причем формирование документов по событию осуществляется с обязательным установлением связи между событием и документом путем выбора идентификатора соответствующего события, для исключения возможности бесконтрольного совершения хозяйственной операции с несоответствующим идентификатором и несоответствиями по срокам и бюджету, а фактическое исполнение бюджета и сроков запланированного события, зафиксированное в блоке исполнения и учета хозяйственных операций, отражается в блоке планирования проектов и хозяйственной деятельности и блоке отображения событий задания.