Территориально-распределенная система электронного документооборота

Изобретение относится к вычислительной технике, в частности, к территориально-распределенной системе электронного документооборота «ЕФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ».

Техническим результатом является повышение быстродействия системы путем локализации диапазона адресов поиска данных в базе данных сервера с помощью идентификаторов электронных документов.

Технический результат достигается тем, что система содержит первый блок приема электронных документов, блок приема идентификационных кодов электронных документов, второй блок приема электронных документов, блок адресации электронных документов, блок приема кодограмм электронных документов, блок 6 хранения начального базового адреса, первый блок идентификации электронных документов, второй блок идентификации электронных документов, блок интеграции сигналов управления, блок формирования адресов записи и считывания данных, счетчик, блок модификации адресов электронных документов, блок селекции базового адреса итоговых документов, коммутатор каналов передачи данных.

6 ил.

Изобретение относится к вычислительной технике, в частности, к территориально-распределенной системе электронного документооборота «ЕФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Наблюдающийся в последние десятилетия стремительный рост объемов информации, необходимой для работы и принятия управленческих решений во всех сферах деятельности и на всех уровнях управления, привел к значительному увеличению количества получаемых, обрабатываемых и хранимых документов. При этом традиционные методы работы с документами в значительной степени утрачивают свою эффективность и, в свою очередь, становятся причиной снижения эффективности работы предприятий и учреждений, в которых они используются.

Проведенные исследования показывают, что при использовании традиционных методов документооборота, теряются до 15% документов, в том числе, содержащих важную, а зачастую и критически важную информацию, на поиски необходимых документов может уходить до 90% рабочего времени сотрудников, вследствие чего, до 20-30% поставленных задач вообще не решаются.

Кроме того, при работе с бумажными документами значительное число трудовых и материальных ресурсов тратится на их многократное копирование (в среднем до 20 раз) и перемещение как внутри офиса, так и между различными структурными и территориальными подразделениями.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота (СЭДО) в государственных организациях и учреждениях России является важной и актуальной задачей.

Современное делопроизводство и электронные средства для его организации обычно подразделяются на две категории. Это собственно делопроизводство, что подразумевает регистрацию и хранение документов в системе в электронном виде, а так же документооборот, предполагающий организацию движения документов между сотрудниками организации в соответствии с определенной логикой (бизнес-процесс).

Движение документов в таких системах может быть обусловлено процедурой согласования или визирования документа, необходимостью его рассылки для ознакомления ряду сотрудников, а так же исполнением поручений руководства, связанных с данным документом.

В последнем случае составной частью системы электронного документооборота является более или менее сложный механизм контроля исполнения, обеспечивающий уведомление исполнителей о

данных им поручениях, извещение сотрудников, контролирующих исполнение, о назначении контролером, а так же напоминание обеим этим категориям о приближении срока окончания работ по данному поручению.

В этой связи особое значение приобретает решение проблемы управления потоками работ или WorkFlow в территориально-распределенной системе электронного документооборота, способной реализовать все функциональные возможности, относящиеся к контролю исполнения: создание поручений исполнителям, задание сроков исполнения для поручений и всего документа, создание подпоручений, назначение контролеров поручений и документов, отслеживание сроков работ над поручениями и документами, рассылку уведомлений о назначении контролерами и исполнителями, а также о приближении и истечении сроков работ.

Известны системы, которые могли бы быть использованы для решения поставленной задачи (1, 2).

Первая из известных систем содержит блоки приема и хранения данных, соединенные с блоками управления и обработки данных, блоки поиска и селекции, подключенные к блокам хранения данных и отображения, синхронизирующие входы которых соединены с выходами блока управления (1).

В качестве клиентского приложения в данной системе используется Интернет-браузер, что предусматривает всю содержательную работу системы на серверном компьютере. Преимущество такого решения - почти полное отсутствие процедуры установки математического обеспечения на клиентских местах пользователей.

Недостаток системы в неоправданно большой нагрузке на сервер, что предполагает использование серверных компьютеров большой мощности, а также ограничения на функциональные возможности клиента.

Известна и другая система, содержащая блоки приема данных, выходы которых соединены с блоком памяти и с сервером обработки данных, блок селекции временных интервалов, выходы которого подключены к блоку приема данных, к блоку приема запросов пользователей и к блоку памяти и к блоку обработки данных, выходы которого соединены с одними входами блока коммутации каналов выдачи данных, другие входы которого соединены с блоком селекции временных интервалов, а выходы являются выходами системы (2).

Последнее из перечисленных выше технических решений наиболее близко к описываемому.

Его недостаток заключается в невысоком быстродействии системы, обусловленном тем, что поиск запрашиваемых пользователями документов ведется по всему объему базы данных системы, что приводит к необоснованной потери времени на поиск требуемой информации и ее последующую обработку.

Цель изобретения - повышение быстродействия системы путем исключения поиска документов по всему объему базы данных системы и выборки запрашиваемых данных только по идентификаторам электронных документов.

Поставленная цель достигается тем, что в известную систему, содержащую первый блок приема электронных документов, информационный и синхронизирующий входы которого являются первыми информационным и синхронизирующим входами системы соответственно, при этом первый информационный вход системы

предназначен для приема электронных документов, а первый синхронизирующий вход предназначен для приема синхронизирующих сигналов занесения электронных документов в первый блок приема электронных документов, блок приема идентификационных кодов электронных документов, информационный вход которого является вторым информационным входом системы, предназначенным для приема идентификационных кодов электронных документов, второй блок приема электронных документов, информационный вход которого является третьим информационным входом системы, предназначенным для приема готовых электронных документов, а синхронизирующий вход является вторым синхронизирующим входом системы, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения готовых электронных документов во второй блок приема электронных документов, блок адресации электронных документов, информационный вход которого является четвертым информационным входом системы, предназначенным для приема адресов исполнителей, а синхронизирующий вход является третьим синхронизирующим входом системы, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения адресов исполнителей в блок адресации электронных документов, блок приема кодограмм электронных документов, информационный вход которого является пятым информационным входом системы, предназначенным для приема кодограмм электронных документов, а синхронизирующий вход является четвертым синхронизирующим входом системы, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения кодограмм электронных документов в блок приема кодограмм электронных документов, блок интеграции сигналов управления, информационные входы которого соединены с одним выходом первого блока приема электронных

документов и выходом второго блока приема электронных документов, блок формирования адресов записи и считывания данных, информационный вход которого соединен с первым информационным выходом блока интеграции сигналов управления, синхронизирующий вход подключен к первому синхронизирующему выходу блока интеграции сигналов управления, а выход является адресным выходом системы, предназначенным для выдачи адреса записи и считывания данных на адресный вход сервера базы данных, при этом второй информационный выход блока интеграции сигналов управления является информационным выходом системы, предназначенным для выдачи данных на информационный вход сервера базы данных, а второй синхронизирующий выход блока интеграции сигналов управления является первым синхронизирующим выходом системы, предназначенным для выдачи сигналов управления на вход первого канала прерывания сервера базы данных, коммутатор каналов передачи данных, информационные входы которого соединены с выходами блока адресации электронных документов и блока приема кодограмм электронных документов соответственно, а выходы коммутатора каналов передачи данных являются информационными выходами группы системы, предназначенными для выдачи электронных документов соответствующим исполнителям, и блок хранения начального базового адреса, введены первый блок идентификации электронных документов, информационный вход которого соединен с другим выходом первого блока приема электронных документов, а синхронизирующий вход подключен к первому синхронизирующему входу системы, при этом информационный выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с первым адресным входом блока интеграции сигналов управления, первый

синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов подключен к первому синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, второй синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с вторым синхронизирующим входом блока интеграции сигналов управления, а третий синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с установочным входом первого блока приема электронных документов, второй блок идентификации электронных документов, информационный вход которого соединен с выходом блока приема идентификационных кодов электронных документов, первый синхронизирующий вход блока приема идентификационных кодов электронных документов является пятым синхронизирующим входом системы, а второй синхронизирующий вход подключен к четвертому синхронизирующему выходу первого блока идентификации текстовых документов, при этом информационный выход блока приема идентификационных кодов электронных документов соединен со вторым адресным входом блока интеграции сигналов управления, первый синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов подключен ко третьему синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, второй синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов является вторым синхронизирующим выходом системы, а третий синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов подключен к синхронизирующему входу блока приема идентификационных кодов электронных документов, блок модификации адресов электронных документов, один информационный вход которого соединен с выходом

блока хранения начального базового адреса, а выход подключен к третьему адресному входу блока интеграции сигналов управления, счетчик, выход которого соединен с другим входом блока модификации адресов электронных документов, блок селекции базового адреса записи итоговых документов, один вход которого соединен со вторым синхронизирующим входом системы, а другой является установочным входом системы, при этом информационный выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен с информационным входом блока хранения начального базового адреса, первый синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов подключен к синхронизирующему входу блока хранения начального базового адреса, второй синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен с синхронизирующим входом блока модификации адресов электронных документов, третий синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов подключен к четвертому синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, а четвертый синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен со счетным входом счетчика и с пятым синхронизирующим входом блока интеграции сигналов управления.

Сущность изобретения поясняется чертежами, где на фиг.1 представлена структурная схема системы, на фиг.2 представлен пример конкретного конструктивного выполнения первого блока идентификации электронных документов, на фиг.3 - пример конкретного конструктивного выполнения второго блока идентификации электронных документов, на фиг.4 - пример

конкретного конструктивного выполнения блока интеграции сигналов управления, на фиг.5 - пример конкретного конструктивного выполнения блока формирования базового адреса записи готовых документов, на фиг.6 - пример конкретного конструктивного выполнения коммутатора каналов передачи данных.

Система (фиг.1) содержит первый блок 1 приема электронных документов, блок 2 приема идентификационных кодов электронных документов, второй блок 3 приема электронных документов, блок 4 адресации электронных документов, блок 5 приема кодограмм электронных документов, блок 6 хранения начального базового адреса, первый блок 7 идентификации электронных документов, второй блок 8 идентификации электронных документов, блок 9 интеграции сигналов управления, блок 10 формирования адресов записи и считывания данных, счетчик 11, блок 12 модификации адресов электронных документов, блок 13 селекции базового адреса итоговых документов, коммутатор 14 каналов передачи данных.

На фиг.1 показаны первый 21, второй 22, третий 23, четвертый 24 и пятый 25 информационные входы системы, первый 26, второй 28, третий 29, четвертый 30 и пятый 31 синхронизирующие входы системы, установочный вход 32, а также адресный 35 и информационный 36 выходы системы, первый 37 и второй 38 синхронизирующие выходы системы, и группа 39-41 информационных выходов системы.

Блок 1 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 21 и синхронизирующий 26 входы, а также выходы 42, 43.

Блок 2 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 22 и синхронизирующий вход, подключенный к выходу 46 блока 8, а также выходы, соединенный с входом 80 блока 8.

Блок 3 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 23 и синхронизирующий 28 входы, а также выход, соединенный с входом 98 блока 9.

Блок 4 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 24 и синхронизирующий 29 входы, а также выход, соединенный с входом 134 блока 14.

Блок 5 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный 25 и синхронизирующий 30 входы, а также выход, соединенный с входом 135 блока 14.

Блок 6 (фиг.1) выполнен в виде регистра, имеющего информационный вход, подключенный к выходу 122 блока 13, синхронизирующий вход, подключенный к выходу 123 блока 13, а также выход, соединенный с входом 45 блока 12.

Блок 7 (фиг.2) содержит блок памяти 50, выполненный в виде постоянного запоминающего устройства, дешифратор 51, триггер 52, элементы 53-55 И, элементы 56-59 задержки. На чертеже также показаны входы 60, 61 и выходы 62-66 блока.

Блок 8 (фиг.3) содержит блок памяти 70, выполненный в виде постоянного запоминающего устройства, дешифратор 71, элементы 72-75 И, элементы 76-78 задержки. На чертеже также показаны входы 80-82 и выходы 83-86 блока.

Блок 9 (фиг.4) содержит первую 90 и вторую 91 группы элементов ИЛИ, первый 92 и второй 93 элементы ИЛИ. На чертеже также показаны входы 94-103 и выходы 104-107.

Блок 10 (фиг.1) выполнен в виде счетчика, имеющего информационный вход, соединенный с выходом 104 блока 9, синхронизирующий вход, подключенный к выходу 106 блока 9, и выход 35.

Блок 12 (фиг.1) выполнен в виде сумматора, имеющего информационные 44, 45 и синхронизирующий входы, а также выход 47.

Блок 13 (фиг.5) содержит блок 110 памяти, выполненный в виде постоянного запоминающего устройства, триггер 111, элементы 112-113 И, элемент 114 ИЛИ, элементы 115-118 задержки. На чертеже также показаны входы 120-121 и выходы 122-126.

Коммутатор 14 (фиг.6) содержит дешифратор 130 и группы 131-133 элементов И. На чертеже также показаны входы 134, 135 и выходы 39-41.

К числу обязательных задач, решение которых обеспечивается в рассматриваемой территориально-распределенной системе электронного документооборота, относятся непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме.

При этом в режиме работы с регистрационной карточкой система обеспечивает выполнение следующих процедур:

- регистрацию документов в системе, при которой реализуется возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей (частичной) модификации;

- поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами;

- поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем;

- использования дизайнера форм карточек как для настройки самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в электронной форме регистрационной карточки;

- использования словарей и карточек для добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

В процессе движения электронного документооборота система обеспечивает контроль исполнительской дисциплины путем задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу, формирования автоматических уведомлений для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях, задания маршрута прохождения документа по инстанциям и ведения протокола обработки электронного документа, позволяющего выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.

Система работает следующим образом.

В процессе работы системы электронные документы последовательно поступают на информационный вход 21 системы, откуда они подаются на информационный вход блока 1 и по синхронизирующему сигналу, поступающему с входа 26, заносятся в регистр 1.

Структура кодограммы представления документов на входе системы может иметь различный вид. В качестве примера, иллюстрирующего работу системы, рассмотрим структуру кодограммы электронного документа, имеющего следующий вид:

Количество полей, отводимых для указания признаков электронных документов, определяется при настройке системы с учетом той предметной области, к которой относятся обрабатываемые материалы.

Содержательная часть поступившей кодограммы вместе с полями признаков электронных документов и идентификационным номером с выхода 42 регистра 1 поступает на вход 97 блока 9, где проходит через элементы группы 91 ИЛИ и с выхода 105 блока 9 выдается на информационный выход 36 системы.

Код идентификационного номера электронного документа с выхода 43 регистра 1 поступает на информационный вход 60 блока 7 идентификации номера документа, откуда указанный код поступает на вход дешифратора 51.

Дешифратор 51 расшифровывает код идентификационного номера, выдавая на один из своих выходов высокий потенциал.

Параллельно с этим, синхронизирующий импульс с входа 26 блока 1 через вход 61 блока 7 поступает как на вход элемента 56, где задерживается на время занесения кода в регистр 1 и срабатывания дешифратора 51, так и на прямой вход триггера 52, устанавливая последний в единичное состояние, при котором триггер 52 выдает на выход 66 блока 7 низкий потенциал со своего инверсного выхода.

С выхода элемента 56 задержки синхронизирующий импульс поступает на входы элементов 53-55 И, опрашивая их состояние.

Учитывая то обстоятельство, что открытым дешифратором 51 по одному входу будет только один из элементов 53-55 И, то пройдя соответствующий элемент И, синхроимпульс поступает на вход считывания соответствующей фиксированной ячейки памяти постоянного запоминающего устройства (ПЗУ) 50.

В этой ячейке ПЗУ 50 хранится адрес ячейки памяти базы данных сервера, отведенной для хранения документа с данным идентификационным номером, и считывает код адреса на выход 62 блока 7.

Код адреса с выхода 62 блока 7 поступает на информационный вход 94 блока 9, где проходит через элементы ИЛИ группы 91, и с выхода 104 блока 9 поступает на информационный вход счетчика 10.

Одновременно с этим, синхронизирующий импульс с выхода элемента 56 блока 7, задерживается элементом 57 на время считывания кода адреса из ПЗУ 50, и с выхода 63 блока 7 поступает на вход 99 блока 9, где проходит через элемент 92 ИЛИ, и с выхода 106 блока 9 поступает на синхронизирующий вход счетчика 10, обеспечивая занесение кода адреса в счетчик 10.

Код адреса с выхода счетчика 10 выдается на адресный выход 35 системы.

Синхронизирующий импульс с выхода элемента 57 блока 7 вновь задерживается элементом 58 на время занесения кода адреса в счетчик 10 и с выхода 64 поступает на вход 102 блока 9, где проходит элемент 93 ИЛИ, и с выхода 107 блока 9 выдается на выход 37 в качестве синхронизирующего импульса записи, поступающего на вход первого канала прерывания сервера.

По этому сигналу сервер переходит на подпрограмму записи кодограммы электронного документа с выхода 36 системы по адресу, сформированному на выходе 35.

Сигналом окончания занесения данного электронного документа в базу данных сервера является появление синхронизирующего импульса на выходе элемента 59, который задерживает синхронизирующий импульс записи с выхода элемента задержки 58 на время занесения кодограммы документа в базу данных сервера.

Этот синхронизирующий импульс, во-первых, поступая на установочный вход триггера 52 блока 7, возвращает его в исходное состояние, а, во-вторых, он с выхода 65 блока 7 поступает на установочный вход регистра 1, сбрасывая его в исходное состояние и подготавливая тем самым к приему и занесению в базу данных сервера следующего документа.

Таким образом, осуществляется загрузка в базу данных всех электронных документов, подлежащих соответствующей обработке, которые должны быть представлены на анализ соответствующему менеджеру.

Менеджеры системы имеет возможность просмотреть предъявленные материалы с визуализацией признаков первичной обработки. По каждому материалу он принимает одно из следующих решений:

- подлежит передаче на следующий этап принятия решения об использовании электронного документа;

- дальнейшей обработке не подлежит.

Следующие итерации цикла принятия решения обычно соответствуют схеме: от менеджера к старшему менеджеру и от старших менеджеров к руководителям соответствующих организаций.

На каждый следующий этап маршрутизации потока передаются только электронные документы, получившие признак «В работу» на предыдущем шаге.

Для электронных документов, получивших признак прохождения на следующий этап, дополнительно реализована функция установки весовых коэффициентов (три возможных значения), определяющих приоритет их исполнения (срочность обработки). По умолчанию текстовому документу ставится низший весовой коэффициент.

В системе предусмотрена возможность использования режима гибкой маршрутизации, позволяющая направлять конкретный материал, получивший определенный признак, непосредственно конкретному лицу или группе пользователей.

С этой целью соответствующий менеджер системы на своем автоматизированном рабочем месте (АРМе) указывает идентификационный код своего автоматизированного рабочего места, выбирает идентификационный код документа, который должен быть распределен между исполнителями для обработки, и нажимает клавишу «Выдать».

Структура кодограммы, выдаваемой с АРМа менеджера, имеет следующий вид:

По сигналу «Выдать» идентификационный код АРМа менеджера поступает на вход 24 системы, а идентификационный код текстового документа на вход 22 системы. С помощью синхронизирующих сигналов, поступающих на синхронизирующие входы 29 и 31 регистров 4 и 2, указанные коды заносятся в соответствующие регистры.

Для этого синхронизирующий сигнал с АРМа менеджера с входа 31 системы поступает на вход 81 блока 8. С входа 81 синхронизирующий сигнал поступает на один вход элемента 75 И, на другой вход которого с входа 82 подается высокий потенциал с инверсного выхода триггера 52 блока 7, если триггер 52 находится в исходном состоянии. Если же триггер 52 находится в единичном состоянии, которое свидетельствует о том, что в данный момент осуществляется загрузка базы данных вновь поступающими материалами, то элемент 75 И будет закрыт по второму входу.

Такое техническое решение позволяет блокировать обращение менеджера к базе данных системы в те моменты времени, когда осуществляется ее загрузка входными материалами.

При разрешающем потенциале на входе 82 синхронизирующий импульс с входа 81 проходит через элемент 75 И, во-первых, сразу же выдается на выход 86 блока 8, откуда он поступает на синхронизирующий вход регистра 2, обеспечивая занесение в регистр 2 идентификационного кода текстового документа.

С выхода регистра 2 идентификационный код текстового документа выдается на вход 80 блока 8 и далее поступает на вход дешифратора 71.

Дешифратор 71 расшифровывает код идентификационного номера, выдавая на один из своих выходов высокий потенциал.

Параллельно с этим, синхронизирующий импульс с выхода элемента 75 И блока 8 поступает вход элемента 76, где задерживается на время занесения кода в регистр 2 и срабатывания дешифратора 71, и с выхода элемента 76 задержки синхронизирующий импульс поступает как на входы элементов 72-74 И, опрашивая их состояние, так и на вход элемента задержки 77.

Учитывая то обстоятельство, что открытым дешифратором 71 по одному входу будет только один из элементов 72-74 И, то пройдя соответствующий элемент И, синхроимпульс поступает на вход считывания соответствующей фиксированной ячейки памяти постоянного запоминающего устройства (ПЗУ) 70.

В этой ячейке ПЗУ 70 хранится адрес ячейки памяти базы данных сервера, отведенной для хранения документа с данным идентификационным номером, и считывает код адреса на выход 83 блока 8.

Код адреса с выхода 83 блока 8 поступает на информационный вход 95 блока 9, где проходит через элементы ИЛИ группы 90, и с выхода 104 блока 9 поступает на информационный вход счетчика 10.

Одновременно с этим, синхронизирующий импульс с выхода элемента 76 блока 8, задерживается элементом 77 на время считывания кода адреса из ПЗУ 50, и с выхода 84 блока 8 поступает на вход 100 блока 9, где проходит через элемент 92 ИЛИ, и с выхода 106 блока 9 поступает на синхронизирующий вход счетчика 10, обеспечивая занесение кода адреса в счетчик 10. Код адреса с выхода счетчика 10 выдается на адресный выход 35 системы.

Синхронизирующий импульс с выхода элемента 77 блока 7 вновь задерживается элементом 78 на время занесения кода адреса в счетчик 10 и с выхода 85 поступает на выход 38 в качестве синхронизирующего импульса считывания, поступающего на вход второго канала прерывания сервера.

По этому сигналу сервер переходит на подпрограмму считывания электронного документа по адресу, сформированному на выходе 35 и выдачи кодограммы запрашиваемого материала на вход 25 системы. Данная кодограмма с входа 25 заносится в регистр 5 с помощью синхронизирующего сигнала сервера, поступающего на вход 30.

Код адреса АРМа менеджера с выхода регистра 4 поступает на вход 134 блока 14, а код кодограммы текстового документа на вход 135 указанного блока. С входа 134 код адреса АРМа поступает на вход дешифратора 130, который выдает на одном из своих выходов высокий потенциал, открывающий соответствующую группу 131-133 элементов И, на другие входы которых с входа 135 поступает кодограмма электронного документа.

Кодограмма электронного документа с выхода соответствующей группы элементов И коммутируется через соответствующий выход 39-40 на информационный вход АРМа менеджера, где и отображается на экране монитора.

Менеджер просматривает предъявленный материал с визуализацией признаков первичной обработки. По каждому материалу он принимает одно из следующих решений:

- подлежит передаче на следующий этап принятия решения об использовании материала;

- дальнейшей обработке не подлежит.

Если менеджер принимает решение о передаче материала на следующий этап - этап принятия решения Руководителем, то на своем АРМе он устанавливает код адреса АРМа руководителя и нажимает клавишу «Передать руководителю».

При нажатии указанной клавиши код адреса АРМа руководителя поступает на вход 24 системы и с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 29 системы, заносится в регистр 4. С выхода регистра 4 код адреса поступает на вход 134 блока 14, который коммутирует цепи передачи кодограммы электронного документа с выхода регистра 5 через соответствующий выход 39-41 системы на АРМ руководителя описанным выше образом.

АРМ руководителя дает возможность просмотра полученного материала с указанием приоритета обработки. Относительно каждого материала руководителем может быть выполнено одно из следующих действий:

- переадресование сообщения подчиненному, чтобы тот в свою очередь назначил исполнителя;

- непосредственное назначение исполнителя, путем выбора его из списка.

Рассмотрим работу системы на примере непосредственного назначения исполнителя.

С этой целью на своем АРМе руководитель устанавливает код адреса АРМа исполнителя путем выбора исполнителя их списка общего числа исполнителей и нажимает клавишу «Исполнителю». При этом код адреса АРМа исполнителя поступает на вход 24 системы и заносится в регистр 4 с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 29 системы.

Код адреса АРМа исполнителя с выхода регистра 4 поступает на вход 134 блока 14, на вход 135 которого подана кодограмма электронного документа. С входа 134 код адреса АРМа поступает на вход дешифратора 130, который выдает на одном из своих выходов высокий потенциал, открывающий соответствующую группу 131-133 элементов И, на другие входы которых с входа 135 поступает кодограмма текстового документа.

Кодограмма электронного документа с выхода соответствующей группы элементов И коммутируется через соответствующий выход 39-40 на информационный вход АРМа исполнителя, где и отображается на экране монитора.

Работая над подготовкой отрабатываемого варианта, исполнитель имеет возможность выполнить следующие функции:

- просмотреть учетные данные паспорта материала и заполнить часть из них. В ряде случаев проставляемые значения должны выбираться из перечня допустимых, предоставляемых соответствующими списками;

- выполнить связывание составных материалов, с использованием механизма образования «виртуального документа», в рамках которого выполняется группирование подмножества связанных материалов с указанием очередности вхождения каждого элемента;

- установить признак того, что данный материал подлежит рассылке заинтересованным лицам и группам пользователей;

- установить признак о целесообразности получения повтора материала.

По завершению работы над рабочим вариантом электронного документа переводчик присваивает ему признак "На контроль", чем инициирует процесс его передачи на этап утверждения. Выполнение данной операции переводит материал в режим, запрещающий исполнителю редактирование подготовленного текста.

С этой целью на своем АРМе переводчик устанавливает код адреса АРМа руководителя и нажимает клавишу «На контроль». При этом код адреса АРМа руководителя поступает на вход 24 системы и заносится в регистр 4 с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 29 системы, а кодограмма рабочего варианта текстового документа поступает на вход 25 системы и заносится в регистр 5 с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 30 системы.

Код адреса АРМа руководителя с выхода регистра 4 поступает на вход 134 блока 14, на вход 135 которого подается кодограмма рабочего варианта текстового документа. С входа 134 код адреса АРМа руководителя поступает на вход дешифратора 130, который выдает на одном из своих выходов высокий потенциал, открывающий соответствующую группу 131-133 элементов И, на другие входы которых с входа 135 поступает кодограмма рабочего варианта электронного документа.

Кодограмма рабочего варианта электронного документа с выхода соответствующей группы элементов И коммутируется через соответствующий выход 39-40 на информационный вход АРМа руководителя, где и отображается на экране монитора.

После просмотра и утверждения руководителем рабочего варианта электронного документа в качестве итогового, он на своем АРМе нажимает клавишу «Документ готов» и кодограмма итогового электронного документа с выхода АРМа руководителя выдается на вход 23 системы. С входа 23 кодограмма поступает на информационный вход регистра 3, в который она заносится с помощью синхронизирующего импульса, поступающего на вход 28 системы.

С выхода регистра 3 кодограмма итогового документа поступает на вход 98 блока 9, проходит через элементы 91 ИЛИ группы на выход 105 блока 9 и далее выдается на информационный выход системы 36 для последующей записи в базу данных сервера.

Параллельно с этим, синхронизирующий импульс с входа 28 системы поступает на вход 120 блока 13 и далее на одни входы элементов 112, 113 И, состояние которых определяется триггером 111. Учитывая, что триггер 111 находится в исходном состоянии, то высоким потенциалом с инверсного выхода элемент 113 И будет открыт, а элемент 112 закрыт низким потенциалом с прямого выхода.

В результате этого входной импульс проходит через элемент 113 И на вход считывания блока памяти 110, выполненного в виде постоянного запоминающего устройства, в фиксированной ячейке памяти которого хранится начальный базовый адрес, начиная с которого в базу данных сервера будут записываться утвержденные итоговые электронные документы.

В результате считывания базовый адрес с выхода 122 блока 13 поступает на информационный вход регистра 6, куда он и заносится синхронизирующим импульсом с выхода элемента 113 И, задержанного элементом 115 на время считывания кода из ПЗУ 110.

С выхода регистра 6 базовый адрес записи итогового документа поступает на вход 45 сумматора 12, на другой вход 44 которого поступают показания счетчика 11, находящегося в исходном состоянии.

Коме того, синхронизирующий импульс с выхода элемента 115 задержки поступает как на прямой вход триггера 111, устанавливая его в единичное состояние, при котором элемент 113 И для очередного входного импульса с входа 135 будет закрыт, а элемент 112 И - открыт, так и на вход элемента задержки 116, задерживающего синхронизирующий импульс на время занесения кода базового адреса в регистр 6.

С выхода элемента 116 задержки синхронизирующий импульс через элемент 114 ИЛИ с выхода 124 блока 13 поступает на синхронизирующий вход 46 сумматора 12, по которому сумматор 12 суммирует показания регистра 6 с нулевыми показаниями счетчика 11.

Кроме того, этот импульс задерживается элементом 117 на время срабатывания сумматора 12 и выдается на выход 125 блока 13 в качестве синхронизирующего импульса занесения кода адреса в счетчик 10. Указанный импульс поступает на вход 101 блока 9, проходит элемент 92 ИЛИ и с выхода 106 поступает на синхронизирующий вход счетчика 10, занося в него базовый адрес записи итоговых документов.

После этого, синхронизирующий импульс с выхода элемента 117 задержки вновь задерживается элементом 118 на время срабатывания счетчика 10 и выдается на выход 126 блока 13 в качестве синхронизирующего импульса записи данных в базу данных сервера.

Этот импульс с выхода 126 блока 13 поступает на вход 103 блока 9, где проходит элемент 93 ИЛИ и с выхода 107 блока 9 выдается на выход 37 системы в качестве синхронизирующего импульса записи итогового документа с выхода 36 системы в базу данных по адресу, сформированному на выходе 35 системы.

Синхронизирующий импульс записи с выхода 37 поступает на вход первого канала прерывания, по которому сервер переходит на подпрограмму записи итогового текстового документа с выхода 36 в базу данных по адресу, установленному на выходе 35.

Кроме того, синхронизирующий импульс с выхода 126 блока 13 поступает на счетный вход счетчика 11, увеличивая его показания на единицу, и фиксируя, тем самым факт записи в базу данных итогового текстового документа.

Адрес записи очередного итогового документа, который будет отработан в системе, будет сформирован на выходе сумматора 12 путем суммирования базового адреса записи, находящегося в регистре 6 и показаний счетчика 11. При этом очередной синхронизирующий импульс, поступающий на вход 120 блока 13, проходит теперь уже через элемент 112 И, затем элемент 114 ИЛИ и сразу же на выход 124 блока 13. По этому синхронизирующему импульсу сумматор суммирует показания счетчика 11 и регистра 6, формируя, тем самым, очередной адрес для записи очередного итогового документа.

Массив итоговых документов будет накапливаться в базе данных до тех пор, пока система не будет установлена в исходное состояние подачей сигнала на вход 32 системы.

Сигнал с входа 32 системы подается на вход 121 блока 13, откуда поступает на установочный вход триггера 11, который возвращаясь в исходное состояние, высоким потенциалом с инверсного выхода открывает элемент 113 И, а низким потенциалом с прямого выхода закрывает цепь прохождения сигналов через элемент 112 И.

Таким образом, введение новых узлов и блоков и новых конструктивных связей позволило существенно повысить быстродействие системы путем исключения поиска запрашиваемых данных по всему объему базы данных сервера и выборки данных только по идентификаторам обрабатываемых электронных документов.

К числу основных особенностей рассмотренной системы следует отнести также отсутствие необходимости использования центрального сервера для всей группы серверов системы, обеспечивающего их взаимодействие.

Кроме того, взаимодействие серверов территориально-распределенной системы организуется попарно путем обмена контактной информацией, состоящей из IP адреса сервера, его уникального идентификатора, названия и группы контактных лиц, которые могут получать письма и поручения с других серверов.

В список контактных лиц могут входить как конкретные пользователи, так и роли и группы пользователей (например, подразделения предприятия, группы рассылки, группы доступа).

Обмен данными между серверами системы осуществляется через систему управления потоками работ, что минимизирует отличия в логике работы между одно- и многосерверным режимами.

При отправке документа с поручением в другое подразделение (на другой сервер) устанавливается связь между процессами и поручениями на обоих серверах. Это делается путем занесения отражений процессов на обоих серверах (каждое отражение включает в себя уникальный идентификатор сервера и идентификатор процесса), занесение отражения на первом сервере (сервере-отправителе) делается после получения ответа со второго сервера об успешном выполнении операции. На втором сервере в описание созданного поручения заносится идентификатор соответствующего ему поручения с первого сервера - отражение поручения.

Источники информации, принятые во внимание при составлении описания заявки:

1. Патент США №5455947А, 03.10. 95.

2. Патент США №5713014А, 27.01.98 (прототип).

Территориально-распределенная система электронного документооборота, содержащая первый блок приема электронных документов, информационный и синхронизирующий входы которого являются первыми информационным и синхронизирующим входами системы соответственно, при этом первый информационный вход системы предназначен для приема электронных документов, а первый синхронизирующий вход предназначен для приема синхронизирующих сигналов занесения электронных документов в первый блок приема электронных документов, блок приема идентификационных кодов электронных документов, информационный вход которого является вторым информационным входом системы, предназначенным для приема идентификационных кодов электронных документов, второй блок приема электронных документов, информационный вход которого является третьим информационным входом системы, предназначенным для приема готовых электронных документов, а синхронизирующий вход является вторым синхронизирующим входом системы, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения готовых электронных документов во второй блок приема электронных документов, блок адресации электронных документов, информационный вход которого является четвертым информационным входом системы, предназначенным для приема адресов исполнителей, а синхронизирующий вход является третьим синхронизирующим входом системы, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения адресов исполнителей в блок адресации электронных документов, блок приема кодограмм электронных документов, информационный вход которого является пятым информационным входом системы, предназначенным для приема кодограмм электронных документов, а синхронизирующий вход является четвертым синхронизирующим входом системы, предназначенным для приема синхронизирующих сигналов занесения кодограмм электронных документов в блок приема кодограмм электронных документов, блок интеграции сигналов управления, информационные входы которого соединены с одним выходом первого блока приема электронных документов и выходом второго блока приема электронных документов, блок формирования адресов записи и считывания данных, информационный вход которого соединен с первым информационным выходом блока интеграции сигналов управления, синхронизирующий вход подключен к первому синхронизирующему выходу блока интеграции сигналов управления, а выход является адресным выходом системы, предназначенным для выдачи адреса записи и считывания данных на адресный вход сервера базы данных, при этом второй информационный выход блока интеграции сигналов управления является информационным выходом системы, предназначенным для выдачи данных на информационный вход сервера базы данных, а второй синхронизирующий выход блока интеграции сигналов управления является первым синхронизирующим выходом системы, предназначенным для выдачи сигналов управления на вход первого канала прерывания сервера базы данных, коммутатор каналов передачи данных, информационные входы которого соединены с выходами блока адресации электронных документов и блока приема кодограмм электронных документов соответственно, а выходы коммутатора каналов передачи данных являются информационными выходами группы системы, предназначенными для выдачи электронных документов соответствующим исполнителям, и блок хранения начального базового адреса, введены первый блок идентификации электронных документов, информационный вход которого соединен с другим выходом первого блока приема электронных документов, а синхронизирующий вход подключен к первому синхронизирующему входу системы, при этом информационный выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с первым адресным входом блока интеграции сигналов управления, первый синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов подключен к первому синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, второй синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с вторым синхронизирующим входом блока интеграции сигналов управления, а третий синхронизирующий выход первого блока идентификации текстовых документов соединен с установочным входом первого блока приема электронных документов, второй блок идентификации электронных документов, информационный вход которого соединен с выходом блока приема идентификационных кодов электронных документов, первый синхронизирующий вход блока приема идентификационных кодов электронных документов является пятым синхронизирующим входом системы, а второй синхронизирующий вход подключен к четвертому синхронизирующему выходу первого блока идентификации текстовых документов, при этом информационный выход блока приема идентификационных кодов электронных документов соединен со вторым адресным входом блока интеграции сигналов управления, первый синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов подключен к третьему синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, второй синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов является вторым синхронизирующим выходом системы, а третий синхронизирующий выход блока приема идентификационных кодов электронных документов подключен к синхронизирующему входу блока приема идентификационных кодов электронных документов, блок модификации адресов электронных документов, один информационный вход которого соединен с выходом блока хранения начального базового адреса, а выход подключен к третьему адресному входу блока интеграции сигналов управления, счетчик, выход которого соединен с другим входом блока модификации адресов электронных документов, блок селекции базового адреса записи итоговых документов, один вход которого соединен со вторым синхронизирующим входом системы, а другой является установочным входом системы, при этом информационный выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен с информационным входом блока хранения начального базового адреса, первый синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов подключен к синхронизирующему входу блока хранения начального базового адреса, второй синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен с синхронизирующим входом блока модификации адресов электронных документов, третий синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов подключен к четвертому синхронизирующему входу блока интеграции сигналов управления, а четвертый синхронизирующий выход блока селекции базового адреса записи итоговых документов соединен со счетным входом счетчика и с пятым синхронизирующим входом блока интеграции сигналов управления.