Программно-аппаратный комплекс контроля наличия корреспонденции в системе корпоративного документооборота

Программно-аппаратный комплекс наличия корреспонденции в системе корпоративного документооборота, включающий средства сортировки, размещения и хранения корреспонденции, в котором каждая ячейка хранения корреспонденции снабжена, соединенным через контроллер с сервером, переключателем, фиксирующим положение «занято» с параллельным подключением таймера и красного светодиода, или «свободно», а указанный сервер соединен с компьютерами получателей срочной корреспонденции. Предложенная полезная модель позволяет повысить качество документооборота в корпоративных системах и контролировать по времени движение деловой документации.

Предложенная полезная модель относится к информационно-поисковым системам и может быть использовано для повышения значимости контроля за скоростью выполнения документооборота в корпоративных системах.

Техническое решение полезной модели в том, что каждая ячейка хранения поступающей корреспонденции снабжена двухпозиционным переключателем, включаемым во время поступления срочной документации в положение «занято» и таймером состояния указанного переключателя в положении «занято» с подачей предупредительного сигнала адресату, последовательным переключением во время выемки в положение «свободно»; двумя разноцветными световыми индикаторами: «занято» или «свободно» - соответственно наличия или отсутствия корреспонденции и положению данного переключателя, причем, указанные переключатель и световые индикаторы через последовательно соединенные коммутационную панель и контроллер подключены к серверу управления компьютерной сетью корпоративной системы.

Известно [1] устройство хранения, поиска и выдачи информации, выбранное в качестве прототипа. Ему присущи недостатки: сложность конструкции и недоработка механизма фиксации и оповещения момента поступления новой документации.

В предложенной полезной модели решена задача упрощения конструкции и повышения качества учета доставки корреспонденции в корпоративных системах.

Указанная задача решена тем, что каждая ячейка хранения поступающей корреспонденции снабжена двухпозиционным переключателем, включаемым во время поступления срочной документации в положение «занято» и таймером состояния указанного переключателя в положении «занято» с последовательным переключением во время выемки корреспонденции в положение «свободно»; двумя разноцветными световыми индикаторами: «занято» или «свободно» - соответственно положению данного переключателя, причем, указанные переключатель и световые индикаторы через последовательно соединенные коммутационную панель и контроллер подключены к серверу управления компьютерной сетью корпоративной системы.

Полезная модель показана на фигуре и работает в следующей последовательности. В ячейку 1 укладывают корреспонденцию, предназначенную для одного из подразделений корпоративной системы. Двухпозиционный переключатель 2 устанавливается в положение «занято». Одновременно включается таймер 3 и первый из двух разноцветных индикаторов, например, индикатор 4 красного цвета, выполненный на светодиоде, который дублирует положение «занято» двухпозиционного переключателя 2.

Второй световой индикатор 5, соответствующий положению «свободно», обесточен. Указанные: переключатель 2, таймер 3 и световые индикаторы 4, 5 - присоединены к коммутационной панели 6, управляемому контроллером 7. В контроллере 7 дополнительно фиксируется время поступления корреспонденции. В том случае, когда число ячеек 1 не превышает несколько десятков, коммутационная панель 6 может быть встроена [2] в контроллер 7, что облегчает адресацию ячеек в памяти контроллера 7. Данные о заполнении или освобождении ячеек 1 контроллером 7 передаются на сервер 8 корпоративной системы, включенный в локальную сеть (не показана на фигуре). По локальной сети сервер 8 посылает уведомление о поступлении корреспонденции в соответствующий компьютер подразделения, например, как показано в [3]. Одновременно, сотрудник подразделения, отвечающий за делопроизводство, получает от таймера 3 предупреждение об отсчете времени задержки поступления срочной корреспонденции в подразделение корпоративной системы и требует появления из отдела уполномоченного по обработке срочно поступающей корреспонденции.

Сотрудник подразделения направляется в отдел поступления корреспонденции. Получает указанную корреспонденцию.

Одновременно, для данной ячейки, двухпозиционный переключатель переводится в положение «свободно» и загорается световой индикатор 5, обозначающий положение «свободно». В качестве такого индикатора может использоваться светодиод зеленого цвета. Кроме того, через сервер 8 отправителю корреспонденции направляется уведомление о получении.

Предложенная полезная модель конструктивно содержит меньше деталей, чем прототип, выполнено на современной электронной базе, что отвечает техническому решению «упрощение конструкции».

Кроме того, данное решение позволяет существенно повысить качество делопроизводства в корпоративной системе, так как обеспечивает контроль времени продвижения корреспонденции от отправителя к получателю, поддерживаемы своевременным предупреждением.

Литература

1. Патент RU 2069627 от 27.01.88. Класс: В42F 17/34.

2. Ричард К. Дорф, Роберт X. Бишоп Современные системы управления. Москва. Лаборатория базовых знаний. 2004.

3. Руководство по технологии объединенных сетей. 4 - издание. Cisco Systems, Inc. M 2005.

Программно-аппаратный комплекс контроля за скоростью выполнения документооборота в корпоративных системах, включающий средства сортировки, размещения и хранения корреспонденции, отличающийся тем, что каждая ячейка хранения поступающей корреспонденции снабжена двухпозиционным переключателем, выполненным с возможностью включения во время поступления срочной корреспонденции в положение «занято» и последующего переключения во время выемки корреспонденции в положение «свободно», таймером состояния указанного переключателя в положении «занято»; двумя разноцветными световыми индикаторами: «занято» или «свободно» - соответственно положению данного переключателя, причем указанные переключатель и световые индикаторы через последовательно соединенные коммутационную панель и контроллер подключены к серверу управления компьютерной сетью корпоративной системы.