Электронная система для автоматизированного учета и представления информации о наличии и движении расходных и комплектующих материалов

Электронная система для автоматизированного учета и представления информации о наличии и движении расходных и комплектующих материалов относится к системам автоматизированного учета движения товаров на месте хранения или ином месте, их отбора для доставки и может быть использована в системах и способах автоматизации складского учета и оперативной доставки. Полезная модель состоит из канала связи и транспортной подсистемы, соединяющих централизованный склад, содержащий товарно-материальные ценности, с размещенным в нем персональным компьютером, управляемый бухгалтерской программой, обеспечивающим производство вычислений, связанных с формированием информации, содержащейся в накладной, счете и счете фактуры, осуществляемым устройством ввода-вывода данных, а также, по крайней мере, двух обслуживаемых организаций, содержащих вычислительное устройство пользователей складом с устройство ввода-вывода, головной офис, содержащий компьютер, управляемый бухгалтерской программой, а также складов-филиалов, соединенных с централизованным складом и другими складами системой связи и транспортной подсистемой.

Полезная модель относится к системам автоматизированного учета движения товаров на месте хранения или ином месте, их отбора для доставки и может быть использована в системах и способах автоматизации складского учета и оперативной доставки.

Известна электронная система для автоматизированного учета и представления информации о наличии и движении товаров на месте хранения и их отбора для реализации (Патент РФ 2308083), содержащая сеть предприятия, состоящую из сетевого сервера, в памяти которого хранится центральная база данных, с монитором и клавиатурой, потребного количества сетевых стационарных рабочих мест различных подсистем с собственными мониторами, клавиатурами, принтерами, сканнерами, сетевым оборудованием.

Основными недостатками такой системы является то, что она осуществляет только учет, но не контролирует или обеспечивает доставку, в результате чего в процессе обработки документооборота происходит временная задержка в поставке товаров, связанная с обработкой значительных объемов документированной информации и искажение или потерей части этой информации операторами компьютерной сети.

В настоящее время известны также системы, работающие с данными, вырабатываемыми компьютерами под управлением программных продуктов (например, 1C: Торговля и склад 7.7 (Богачева Т.Г. 1С: Торговля и Склад в вопросах и ответах" Издательство "1C-Паблишинг", 273 с.)), предназначенные для автоматизации бухгалтерской деятельности и позволяющие автоматизировать процесс подготовки документированной информации для бухгалтерской и налоговой отчетности.

Однако указанные компьютерные системы и программные продукты, которыми они управляются, предназначены только для ведения информационного бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей, и не осуществляют контроль расхода и оптимизацию доставки товарно-материальных ценностей в рамках одного предприятия, имеющего филиалы.

К таким системам относится и система, взятая за прототип (фиг.1), состоящая из канала связи 1 и транспортной подсистемы 2, соединяющих централизованный склад 3, содержащий товарно-материальные ценности 4, с размещенным в нем персональным компьютером 5 под управлением бухгалтерской программы 6, обеспечивающим производство вычислений, связанных с формированием информации накладной, счета и счета фактуры, и распечаткой их на бумажном носителе, осуществляемой устройством ввода-вывода 7 для по крайней мере, двух обслуживаемых организаций 8, содержащих вычислительное устройство пользователей складом 9 с устройством ввода-вывода 10, головной офис 11, содержащий компьютер 12, управляемый бухгалтерской программой 13.

Работа системы - прототипа иллюстрируется на примере обеспечения снабжения обслуживаемых организаций расходными и комплектующими материалами.

В обслуживаемой организации 8 с помощью вычислительного устройства 9 соединенного с устройством ввода-вывода 10 формируется заявка на получение находящихся на централизованном складе 3 расходных или комплектующих материалов 4, которая с помощью транспортной подсистемы 2, например, автомобилей и каналам связи 1(для безбумажного делооборота), передается с помощью устройства ввода-вывода 7 на персональный компьютер 5 централизованного склада 3, где при наличии товара комплектуется необходимая по номенклатуре и количеству партия расходных материалов 4 и одновременно с этим с помощью устройства ввода-вывода 7 печатаются сопроводительные материалы к ней (накладная, счет, счета-фактуры и т.д.). Одновременно с этим на складе ведется подсчет количества наличия товарно-материальных ценностей по всей номенклатуре.

Партия комплектующих вместе с сопроводительными документами с помощью транспортной подсистемы 2 перемещается со склада 3 в обслуживаемую организацию 8 для использования или расходования, а документация в электронном виде (в виде сигнала) поступает туда по каналам связи 1, где через устройство ввода-вывода эти данные вводятся в бухгалтерскую программу как информация о полученных материалах.

Информация об использовании или расходовании передается по каналам связи 1 из обслуживаемой организации 8 в компьютер 12 головного офиса 11, где под управлением бухгалтерской программы 13 готовится необходимые документы для списания.

Задача, на решение которой направлена заявляемая полезная модель, заключается в создании системы, обеспечивающей учет и поставку комплектующих и расходных материалов большему количеству обслуживаемых организаций, которые, в свою очередь содержат множество мест, где происходит расходование или использование поставляемых товарно-материальных ценностей.

Технический результат предложенного решения заключается в уменьшении времени доставки товарно-материальных ценностей в виде комплектующих и расходных материалов со склада.

Указанный технический результат достигается уменьшением расстояния, на которое необходимо доставить определенный груз, для чего в состав системы введены дополнительные склады в количестве, равным количеству филиалов, объединяющих несколько обслуживаемых организаций.

Состав системы приведен на фиг.2, где 1и l₁ - каналы связи, 2 - транспортная подсистема, соединяющие общий склад 3 и склады-филиалы 3₁, 3₂ 3_n содержащие товарно-материальные ценности 4, с размещенным в нем персональным компьютером 5 управляемым бухгалтерской программой 6, обеспечивающим производство вычислений, связанных с формированием накладной, счета и счета фактуры, осуществляемым устройством ввода-вывода 7 данных, передачу информации о счете и проведенной через систему накладной на товарно-материальные ценности в оплату, а также для их использования, по крайней мере, двух обслуживающих организации 8, содержащим вычислительное устройство пользователей складом 9 с устройством ввода-вывода 10, головной офис 11, содержащий компьютер 12, управляемый бухгалтерской программой 13.

Система работает следующим образом.

Во множестве обслуживаемых организаций 8 с помощью вычислительных устройств 9, соединенных с устройствами ввода-вывода 10 формируются заявки на получение расходных материалов 4 на склады-филиалы 3₁, 3₂3_n., где в соответствии с подготовленными на персональных компьютерах 5, управляемых сигналами, формируемыми бухгалтерской программой 6, соединенных с устройствами ввода-вывода 7 производятся сопроводительные материалы. На каждом складе-филиале в определенные сроки составляются и отправляются по каналам связи 1 заявки на комплектацию из общего склада 3 каждого склада-филиала по потребностям его зоны обслуживания, в которую входят несколько обслуживаемых организаций 8 и по каналам связи. С помощью транспортной подсистемы 2, например автомобильного транспорта, осуществляется доставка комплектующих и расходных материалов с общего склада 3 на склады-филиалы 3₁, 3₂3_n. Если в период подачи заявок запрашиваемые для одного склада-филиала комплектующие и расходные материалы имеются на других складах-филиалах, то они с помощью транспортной подсистемы 2 доставляются ему.

По мере использования комплектующих и расходных материалов 4 на центральном складе 3 с помощью персональных компьютеров 5, управляемых сигналами, формируемыми бухгалтерской программой 6, соединенных с устройствами ввода-вывода 7 производится документация на списание данных материальных ценностей, которая вводится с помощью бухгалтерской программы 13 головного офиса 11, управляющей работой компьютера 12.

Электронная система для автоматизированного учета и представления информации о наличии и движении расходных и комплектующих материалов, состоящая из канала связи и транспортной подсистемы, соединяющих централизованный склад, содержащий товарно-материальные ценности, с размещенным в нем персональным компьютером, управляемым бухгалтерской программой, обеспечивающим производство вычислений, связанных с формированием информации, содержащейся в накладной, счете и счете фактуры, осуществляемым устройством ввода-вывода данных, а также, по крайней мере, двух обслуживаемых организаций, содержащих вычислительное устройство пользователей складом с устройством ввода-вывода, головной офис, содержащий компьютер, управляемый бухгалтерской программой, отличающаяся тем, что в состав системы включены склады-филиалы, соединенные с централизованным складом и другими складами системой связи и транспортной подсистемой.